英語でのミーティング中によく使う表現達とやっておくべき事前準備

こんにちは、シキです。

いざ英語のミーティングを仕切ることになったとき、どんな準備をするでしょうか。

よく使う定型分を知っておくだけでもだいぶ気が楽になります。

また、どんな資料やメモを作りますか？

その場でワタワタしなくていいように、しっかり時間をかけて準備をしましょう。

ミーティングでよく使うフレーズ

冒頭編

会議の冒頭は目的や議題の共有になると思いますが、こんな表現を使います。

ミーティングの目的は○○です。

The purpose of this meeting is ○○

例)
The purpose of this meeting is to confirm the scope of this project.

(このミーティングの目的はプロジェクトのスコープを確認することです)

このミーティングのアジェンダは○○です

The agenda of this meeting is ○○

例)

The agenda of this meeting are as following.
Firstly, share the overview of current issues.
Secondly, confirm the project structure.
Thirdly, confirm the scope of the project

(このミーティングのアジェンダは以下です。

1．現在の課題の共有

2．プロジェクト体制の確認

3．プロジェクトスコープの確認)

中盤編

認識が合っているか確認させてください
Let me confirm if we are on the same page.

準備に一手間加える

日本語のミーティングなら口頭説明で補える部分も、英語になるとうまく言葉が出なかったりします。

ということで、きちんと準備に時間を割きましょう。

私は
・言いたいことは全部投影する資料に書いておく
・議論に備えて想定される質問と回答を手持ちで用意しておく

ということを実践しています。

言いたいことは全部投影する資料に書いておく

PowerPointなら、メッセージライン(各スライドのタイトルのすぐ下)に言いたいことをそのまま書いておきます。

もしくはメモを投影して、言いたいことを簡潔に書いておきます。

書く内容は、検討の背景、プロジェクト概要、課題、議論したいポイントなどなど当たり前ながら、そのミーティングで説明したいことです。

日本語であれば簡単なメモだけあれば言葉を補完できると思いますが、英語に自信がないと説明しようとしてもしどろもどろになって誤解や不信を招きます。

議論に備えて想定される質問と回答を手持ちで用意しておく

自分が書いた資料を説明する練習をしながら、相手がどんなことを聞いてくるか想像しておくのも非常に大切です。

頭の中でサラサラと英文が出てくる人は不要ですが、出てこない(私のような)人は、あらかじめ準備がやはり必要です。

想定される質問とそれに対する回答をメモ帳アプリなりExcelなりスプレッドシートにまとめておきましょう。

そして、ミーティング前に再度ざっと目を通してミーティングに臨みます。

ある程度準備しておけば、そこから派生した質問にもある程度対応できるはず。

ちょっとした準備で自分から漂う自信は変わるので、自分が納得できるレベルで準備をしておきましょう。

さいごに

フレーズをおぼえる、準備が大事。

こんなこと、言われなくても分かっているはずですし、巷にあふれるビジネス書に書いてあります。

でも結局実践している人が少ないんですよね。

だからこそちょっとした努力で周りと差が付くわけです。

ちょっとした努力の心のハードルはなかなか高いのですが、コスパの良い投資だと早く気づいて取り組みましょう！

ではまた。