英語メールで催促するときの表現

こんにちは、シキです。

自分が送ったメールに対し、相手からなかなか返事が来ないときがあると思います。

海外とのやり取りだとなおのことです。会話しているときは真面目に見えて、メールのやり取りになるとちっとも返事が来ない人もたくさんいます。

では、メールで催促するときに、どんな表現を使えばよいのか？また何に気を付けるべきか？を書いていきます。

では本編です。

期限を設けていないと、相手は「気が向いたときに返信すればいいや」＝「返信しなくてもいいや」という考えになりがちです。

事前に期限は合意しておきましょう。

とはいえ期限を設定しきれないこともあると思うので、そんなときは丁寧にリマインドメールを送りましょう。

自分がメールを見逃している可能性はゼロではないので、メール件名で検索するなどして確実に返信が来ていないことを確認します。

あくまで丁寧に。催促のニュアンスはやわらかめにする。これは日本語と同じです。

・メールが届いてないのか？
・すでに返信いただいていたら申し訳ありません

といったトーンで書いていきましょう。

届いてないのは調査済ですが、あくまで丁寧に。

基本的には元の件名に「Reminder:」を付けるだけです。

”Gentle” Reminderとかにすると、やわらかい表現になります。

個人的には優しくリマインドしてやってんだぞ・・・という恩着せがましさを若干感じるのですが、海外では至って一般的なようです。

↑に書いたように、丁寧さを演出するために催促している感を和らげます。

日本語で書くと、
・メールが届いていなかったらすみません
・もしすでにメールをいただいていましたらすみません
・ほかに提供すべき情報があればご連絡ください

といった感じです。

英語で書くと、

I’m afraid that my message may not have reached you.
(メールが届いていないのではないかと心配しています)

If you have already replied to me, please disregard this message.
(もしすでにメールをいただいていましたらすみません。(このメッセージは無視してください))

Please let me know if you need more information about this matter.
(もしほかに提供すべき情報がありましたらご連絡ください)

返信がほしい旨を丁寧に伝えます。

日本語で書くと、

「○○(日付)までに返信いただけますと幸いです」

という表現を使うと思いますが、英語だと

I would be grateful if you could let us have your answer about the system test by June 15th.
(6/15までにシステムテストに関する回答をいただけますと幸いです)

といった形で書きます。

I would be gratefulは、「～していただけますと幸いです」というニュアンスの表現で、英語の丁寧な依頼表現としてよく使います。

また、もう少しシンプルな書き方として

A prompt reply will be greatly appreciated.

という表現もあります。

若干強めな表現なので、2回目以降のリマインド(1回リマインドしたけど返信がなかった場合など)に使う方が望ましいと思います。

返信しないのは相手に落ち度がある場合が多いですが、それでも相手は人間です。

強い言葉で動かすのではなく、あくまで相手の自発的な行動を促す表現が大切だと思います。

今後も続いていく人間関係になると思いますので、あくまで丁寧に、を心掛けたいですね。

ではまた。